En una asesoría, la pregunta más repetida al cerrar el mes es siempre la misma: ¿qué facturas de este cliente ya están metidas en la contabilidad y cuáles faltan? Si la respuesta depende de la memoria o de una hoja de cálculo paralela, tarde o temprano se duplica o se olvida alguna.
La forma más sencilla de resolverlo es darle un estado a cada factura.
Los tres estados
Borrador
La factura acaba de llegar, ya sea porque el cliente la subió, la envió por correo o la leyó la IA. Sus datos están extraídos, pero nadie los ha comprobado todavía. Es el estado de partida: aquí puede haber errores de lectura.
Revisada
El asesor ha abierto la factura, ha comprobado los datos (proveedor, CIF, fecha, bases, IVA y total) y los ha corregido si hacía falta. A partir de aquí los datos son fiables y la factura está lista para contabilizar.
Contabilizada
La factura ya está dentro de la contabilidad. Este estado es el que responde a la pregunta del cierre: lo que está contabilizado no hay que volver a introducirlo, y lo que está revisada pero no contabilizada es el trabajo que queda pendiente.
Quién cambia cada estado
Lo recomendable es que solo el asesor pueda mover una factura de estado. El cliente sube documentos y, como mucho, corrige borradores; no debería poder darlos por revisados ni por contabilizados, porque esa validación es precisamente el valor del asesor.
Por la misma razón, conviene que una vez revisada, el cliente ya no pueda modificarla ni borrarla. Si no, los datos que el asesor validó podrían cambiar sin que se entere.
Por qué importa la fecha de cada paso
Saber cuándo se contabilizó una factura es casi tan útil como saber que se contabilizó. Permite, por ejemplo:
- Resolver dudas con el cliente («esa factura la contabilicé el día 12»).
- Revisar el trabajo hecho en un periodo.
- Detectar facturas que llevan semanas revisadas sin contabilizar.
Un flujo de trabajo sencillo
- El cliente sube las facturas durante el mes (fotos o PDF, o las reenvía por correo).
- Las facturas quedan en borrador.
- El asesor las revisa y las pasa a revisada.
- Exporta a Excel las revisadas del periodo y las introduce en su programa de contabilidad.
- Las marca como contabilizadas.
Al cerrar el mes, el filtro por estado te dice de un vistazo qué queda por hacer en cada empresa.
Cómo lo resuelve Asientix
Asientix incorpora estos tres estados en cada factura, con la fecha y hora de la revisión y de la contabilización, y limita el cambio de estado al asesor. Las facturas de los clientes empiezan siempre en borrador, y los borradores nunca se exportan a Excel.
Así, el control del mes deja de depender de una hoja de cálculo aparte.
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