Si llevas la contabilidad de varias empresas, conoces la escena: una pila de facturas en PDF, fotos del móvil y adjuntos de correo, y una hoja de cálculo que hay que rellenar fila a fila. Es un trabajo lento, repetitivo y donde un dígito mal tecleado acaba en un descuadre que luego cuesta encontrar.
Esta guía explica qué datos necesitas, qué opciones tienes para no teclearlos y cómo llegar a un Excel listo para la contabilidad.
Qué columnas debe tener un Excel de facturas
Para contabilizar una factura necesitas, como mínimo:
- Proveedor o cliente (nombre o razón social) y su CIF/NIF.
- Número de factura y fecha.
- Base imponible, desglosada por tipo de IVA.
- Cuota de IVA de cada tipo (en España, los tipos habituales son 0 %, 4 %, 10 % y 21 %).
- Retención de IRPF, si la hay.
- Total de la factura.
Una factura con varios tipos de IVA (por ejemplo, un restaurante con productos al 10 % y al 21 %) necesita una base y una cuota por cada tipo. Por eso conviene una columna por tipo, en lugar de una sola columna de IVA.
Tres formas de rellenarlo
1. A mano
Es lo más sencillo de empezar y lo más caro a la larga. Funciona con pocas facturas, pero el tiempo crece con cada cliente y el riesgo de error también.
2. OCR clásico
Un OCR convierte la imagen en texto, pero no entiende qué es cada dato. Suele necesitar plantillas por proveedor y falla cuando la factura cambia de diseño o está mal fotografiada.
3. Lectura con inteligencia artificial
Una IA lee la factura como lo haría una persona: identifica quién es el proveedor, dónde está el número, qué importes son bases y cuáles son cuotas. No necesita una plantilla para cada proveedor y funciona también con fotos hechas con el móvil.
Paso a paso con Asientix
- Sube las facturas. Arrastra los PDF o las fotos, o hazlas con la cámara del móvil. También pueden llegar por correo al buzón de cada empresa.
- Deja que Asientix las lea. Extrae proveedor, CIF, número, fecha, bases, IVA, retenciones y total, y avisa si los importes no cuadran.
- Revisa. Abre cada factura, comprueba los datos y corrige lo que haga falta. Hasta que no la marcas como revisada, no se exporta.
- Exporta a Excel. Elige el periodo y si quieres facturas recibidas, emitidas o ambas. Obtienes una fila por factura, con las bases y el IVA desglosados por tipo y una fila de totales.
Consejos para evitar errores
- Revisa siempre los avisos de descuadre. Si las bases más las cuotas no suman el total, algo se ha leído mal o la factura tiene un concepto especial.
- Separa recibidas y emitidas. Van a libros distintos y mezclarlas es una fuente clásica de errores.
- Exporta por periodos cerrados. Así evitas duplicar facturas entre un Excel y el siguiente.
- No des por buena la lectura automática sin mirarla. La IA acelera el trabajo, pero la responsabilidad de los datos sigue siendo tuya.
En resumen
Pasar facturas a Excel no tiene por qué ser un trabajo manual. Con lectura automática y una revisión rápida, el tiempo que dedicabas a teclear lo dedicas a asesorar.
¿Quieres dejar de teclear facturas? Accede a Asientix oescríbenos y te ayudamos a empezar.